BDO Accountants & Adviseurs

BDO Accountants & Adviseurs

U kunt de BDO Adviesgroep franchising bereiken op onze kantoren te:

Arnhem T (026) 352 56 25, – F (026) 352 56 26

W www.bdo.nl

Het online klantportaal Mijn BDO maakt de traditionele manier van boekhouden en accountancy overbodig. Dat is de overtuiging van Hans Lankhuijzen en Jan Bijsterbosch van BDO CampsObers Accountants (Adviesgroep Franchising). Met Mijn BDO verkrijgen ondernemers actueel en online inzicht in de informatie die ze nodig hebben om hun bedrijf te sturen. Bijsterbosch: Zo gaan voor de ondernemer de cijfers leven.

Het online klantportaal Mijn BDO maakt de traditionele manier van boekhouden en accountancy overbodig. Dat is de overtuiging van Hans Lankhuijzen en Jan Bijsterbosch van BDO CampsObers Accountants (Adviesgroep Franchising). Met Mijn BDO verkrijgen ondernemers actueel en online inzicht in de informatie die ze nodig hebben om hun bedrijf te sturen. Bijsterbosch: Zo komen de cijfers tot leven voor de ondernemer waardoor deze er actief mee aan de slag kan gaan.

Mijn BDO is een beschermde internetomgeving waarin onder meer diensten op het gebied van boekhouding en accountancy zijn samengebracht. De kerncijfers van het bedrijf zijn daarmee voor de ondernemer direct voorhanden, naast functionaliteiten als Rapportage, Financiering, Boekhouding en Fiscaal.

Specifiek voor formules en franchisebedrijven heeft zo’n systeem de voordelen van uniformiteit in beheer en cijferpresentatie. Dat betekent direct overzicht over de prestaties van de individuele ondernemers, en ook van de formule als geheel.

Gebruikers van Mijn BDO, zoals franchisegever en –nemers, krijgen een persoonlijke werkomgeving waar ze toegang hebben tot alle relevante onderdelen (boekhouding, salarisadministratie, fi scale zaken) via een eenvoudig te bedienen dashboard. Toegevoegde onderdelen als een benchmark, informatie over vermogensontwikkeling of personeelszaken maken integraal onderdeel uit van Mijn BDO.

Tijdbesparing

Een in het oog springend voordeel van het klantportaal is tijdbesparing. Bijsterbosch: Vroeger werd veel consultancywerk ingezet voor het verzamelen van feiten. Dat is nu niet meer nodig. Ook voor de klant vergt het systeem een minimale urenbesteding. Met Mijn BDO wordt de traditionele manier van boekhouden eigenlijk overbodig. Neem de aangifte omzetbelasting: daar kwam vaak veel papierwerk bij kijken. Nu worden de relevante gegevens automatisch uit het systeem gehaald, de klant krijgt een signaal of hij de gegevens wil accorderen en daarna wordt de aangifte automatisch verzonden. Zonder enig op en neer sturen van papierwerk, machtigingen of codes.
Lankhuijzen: Je weet nu als accountant veel meer van een bedrijf. Je hebt immers het hele jaar door alle gegevens op een rijtje. Dit soort systemen heeft gevolgen voor de manier van werken van accountants. Iedere accountant moet zich af gaan vragen op welke manier hij toegevoegde waarde kan bieden. Volgens ons gaat het om het ontzorgen van de ondernemer door het beschikbaar stellen van actuele en relevante sturingsinformatie. Dat heeft nog niet iedereen in de beroepsgroep in de gaten.

Intensiever contact

Een direct gevolg van het invoeren van Mijn BDO, zo merken Bijsterbosch en Lankhuijzen in de praktijk, is een intensiever contact tussen ondernemer en accountant. Als ik op mijn werk inlog, dan kunnen mijn klanten dat zien, aldus Bijsterbosch. Er gaat een groen lichtje branden als teken dat ik aanwezig ben en bereikbaar voor een vraag via een chatfunctie. Dat chatten wordt veel gebruikt. Al is de ene ondernemer daarin wat voortvarender dan de ander. Ik heb klanten die soms via de chat contact opnemen en dan vragen: ‘Kan ik je even bellen?’ En dat kan natuurlijk, als de telefoon voor de klant een vertrouwd contactkanaal is, moet hij dat vooral blijven gebruiken.

Bijsterbosch: Het mag niet zo zijn dat je als accountant een systeem neerzet en het daarbij laat. Integendeel: de mogelijkheden om contact met elkaar op te nemen zijn uitgebreid, en je hebt er meer tijd voor. De contacten met de klant vinden nu het hele jaar door plaats, en niet alleen rond de totstandkoming van de jaarcijfers.

Dieper in de cijfers duiken

Ondernemers worden geprikkeld om, op basis van de informatie die ze uit Mijn BDO krijgen, dieper in de gegevens te duiken. Om te checken wat voor effect het heeft als het voorraadbeheer wijzigt, of de loonkosten met een procent stijgen. Of om de eigen prestaties in detail te vergelijken met een benchmark.

Bijsterbosch: Heel praktisch is bijvoorbeeld dat je tussentijds de balansgegevens kunt monitoren – denk bijvoorbeeld aan eenmansbedrijven met hoge privé-opnamen. Ook al zien de baten en lasten er op papier goed uit, als er aan het eind van het jaar ineens hoge privé-opnamen opduiken, ziet het totale plaatje er ineens minder rooskleurig uit. Met dit systeem zie je voortdurend wat je balanspositie is, en als de privéopnamen een zelf instelbaar plafond bereiken, dan krijg je daar een signaal over.

Eerder bijsturen

Juist in economisch minder florissante tijden biedt een systeem als Mijn BDO concurrentievoordeel, meent Lankhuijzen. Het belang van actuele rapportages zal alleen maar toenemen, het is van groot belang om dicht op de werkelijkheid te zitten als ondernemer. Hoe eerder je kunt bijsturen, hoe beter. Ook bij het verkrijgen van financiering, op dit moment een van de meest genoemde gevolgen van de kredietcrisis, kan actuele en uniforme sturingsinformatie helpen. Bijsterbosch: Banken zien ook in dat met dit soort systemen de meest actuele informatie over een bedrijf beschikbaar is, en zijn daardoor wellicht eerder geneigd om wel een financiering aan te gaan en deze wellicht tegen gunstiger voorwaarden te regelen.

Bestaande klanten van BDO maken veelal al gebruik van een of meerdere softwareprogramma’s of online diensten die het bedrijf aanlevert. Bijsterbosch: Veel bedrijven zien er de voordelen van in en stappen over. Maar ik heb onlangs ook meegemaakt dat een franchisegever graag wilde overstappen op Mijn BDO, terwijl de franchiseraad, waar de franchisenemers zitting hebben, het voorstel afwees. Men vond het niet nodig, het ging goed zoals ze het altijd al deden.

Koudwatervrees

Wat zijn dan de argumenten van franchisenemers om niet over te stappen? Het kan zijn dat ondernemers bang zijn dat het meer werk betekent. Misschien zijn ze niet gewend aan werken met de computer. Er zullen er ook wel zijn die koudwatervrees hebben, omdat ze niet graag in een benchmark vergeleken willen worden met andere ondernemers in de formule. Maar die angst is niet nodig: als de ondernemers dat belangrijk vinden, kan een benchmark geheel op basis van anonimiteit worden samengesteld.

Formules kunnen benchmarking in fasen invoeren: elke nieuwe ondernemer gaat er mee werken, en bij bestaande ondernemers wordt het per contractverlening verplicht gesteld. Ik heb wel bedrijven meegemaakt waar het enthousiasme van de eerste overstappers zo aanstekelijk werkte dat de andere ondernemers hun kritische houding lieten varen en graag instapten, vertelt Lankhuijzen.

De informatie in Mijn BDO blijft vanzelfsprekend het eigendom van de klant. In een eigen ruimte op een server worden alle gegevens veilig opgeslagen. De klant bepaalt wie er toegang heeft tot die gegevens. Alle cijfers en documenten worden via een beveiligde lijn naar de server verzonden. Een stuk veiliger dan het verzenden van documenten per e-mail, weet Bijsterbosch.

Technisch is al veel mogelijk, maar de techniek is niet het enige. Er is bijvoorbeeld een overleg met de Belastingdienst of de ingescande originele stukken, na het scannen, vernietigd mogen worden. Want waarom zou je die nog bewaren? Op de website www.bdo.nl vindt u een demo van Mijn BDO.