Sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie
Zwakke wachtwoorden zijn nog altijd de meest gebruikte ingang voor cybercriminelen. “Welkom123” of de naam van je zaak met een uitroepteken: het gebeurt vaker dan je denkt. En dan heb je ook nog medewerkers die hetzelfde wachtwoord gebruiken voor meerdere systemen.
Zorg ervoor dat alle accounts – van je kassasysteem tot je mailbox – beveiligd zijn met sterke, unieke wachtwoorden. Een wachtwoordmanager kan hierbij helpen. Ga daarnaast over op tweefactorauthenticatie waar mogelijk. Die extra verificatiestap via je telefoon lijkt misschien omslachtig, maar kan het verschil maken tussen een veilig systeem en een datalek.
Beveiligde verbindingen voor extern werken
Veel franchisenemers werken tegenwoordig ook buiten de zaak: thuis aan de administratie, onderweg tussen vestigingen, of vanuit een koffiebar terwijl je op een afspraak wacht. Maar openbare wifi-netwerken zijn een goudmijn voor hackers die meeluisteren op je internetverkeer.
De oplossing is een VPN (Virtual Private Network). Dit versleutelt je internetverbinding en beschermt gevoelige data, waar je ook werkt. Voor een VPN download hoef je geen IT-specialist te zijn – de meeste zakelijke VPN-diensten zijn binnen enkele minuten te installeren op je laptop en telefoon.
Updates en back-ups: niet uitstellen
We kennen het allemaal: die melding dat er een update klaarstaat, en je klikt op “herinner me morgen”. Maar verouderde software is een open deur voor cyberaanvallen. Criminelen maken actief misbruik van bekende zwakke plekken in oude versies van programma’s.
Stel je systemen in op automatische updates waar mogelijk. En maak regelmatig back-ups van je belangrijke bestanden en data. Niet alleen naar een externe harde schijf die in je kantoor ligt, maar ook naar de cloud. Bij een ransomware-aanval of brand heb je dan altijd een recente kopie van je gegevens.
Train je personeel
Je kunt de beste beveiligingssystemen hebben, maar één medewerker die op een phishing-mail klikt kan genoeg zijn. Cybercriminelen worden steeds slimmer in het nabootsen van legitieme e-mails van banken, leveranciers of zelfs je franchisegever.
Investeer daarom in bewustwording bij je team. Dat hoeft geen dure cursus te zijn – bespreek het tijdens een teamoverleg, deel voorbeelden van phishing-mails, en maak duidelijke afspraken over wat wel en niet mag. Zoals: nooit op links klikken in verdachte e-mails, altijd controleren wie de afzender is, en bij twijfel eerst even overleggen.
Werk samen met je franchisegever
Als franchisenemer ben je niet alleen. Veel franchiseformules hebben inmiddels protocollen en richtlijnen voor cyberbeveiliging. Maak daar gebruik van. Vraag na welke systemen verplicht zijn, welke beveiligingseisen er gelden, en of er centrale ondersteuning beschikbaar is.
Sommige franchisegevers bieden zelfs gestandaardiseerde IT-oplossingen aan voor het hele netwerk. Dat kan voordelig zijn: je profiteert van schaalvoordelen en de beveiliging is al op orde. En mocht er toch iets misgaan, dan staat er direct expertise klaar.
Zorg voor een incident response plan
Preventie is cruciaal, maar je moet ook voorbereid zijn op het ergste scenario. Wat doe je als er wél een datalek is? Wie bel je? Hoe communiceer je naar klanten? Welke juridische verplichtingen heb je volgens de AVG?
Stel samen met je franchisegever een stappenplan op voor als het misgaat. Zorg dat je weet wie de contactpersoon is, noteer belangrijke telefoonnummers, en leg vast hoe je het incident documenteert. In de chaos van een cyberaanval is zo’n plan goud waard.