Als ondernemer is het belangrijk dat je je administratie op orde hebt. Je bent tenslotte zelf verantwoordelijk voor je inkomsten en uitgaven, plus alles wat daarbij komt. Dit geldt soms ook voor franchisenemers. Dat je onderdeel bent van een franchiseformule, betekent niet altijd dat je de administratie kunt laten voor wat het is. Het kan namelijk zo zijn dat jij hier zelf voor moet zorgen. Daarom helpt Exact je op weg met 5 tips.
Tip 1: maak goede afspraken met de franchisegever
In veel gevallen houdt de franchisegever voor jou als franchisenemer de boekhouding bij. Dit gebeurt meestal in een digitaal boekhoudsysteem, waar jij kan inloggen om de voortgang te checken. Zorg dat je goede afspraken maakt met de franchisegever over jouw inzagerecht. Hiermee voorkom je dat je opeens het systeem niet meer in kan.
Zorg daarnaast dat je niet afhankelijk bent van het systeem van de franchisehouder en houd je eigen administratie goed up-to-date. Zo weet je altijd waar je aan toe bent.
Tip 2: Start op tijd met je administratie
Begin met je administratie zodra je weet dat je een vestiging gaat starten. Mogelijk investeer je al in de franchisevestiging voordat het contract met de franchisegever überhaupt getekend is. En als de business eenmaal loopt, heb je misschien geen tijd meer om de boel goed op te zetten.
Zorg dat je overzichtelijk zowel je inkomsten als uitgaven bijhoudt. Denk hierbij aan bonnetjes, maar ook ontvangen en verzonden facturen. Je bent wettelijk verplicht als ondernemer om je administratie zeven jaar te bewaren. Het is dan handig als je alles vanaf het begin volledig en duidelijk op een rij hebt staan.
Tip 3: Bewaar alles overzichtelijk
Je hoeft tegenwoordig gelukkig niet alles fysiek te bewaren. De administratie kan gewoon digitaal. Maak wel per onderdeel een map aan, zoals voor je facturen, offertes, contracten, bonnetjes en je urenregistratie. Zo houd je alles overzichtelijk en van elkaar gescheiden.
Vergeet daarnaast niet om regelmatig een back-up te maken. Dit kan in de cloud, maar een externe harde schijf voldoet ook prima. Zo voorkom je dat je jouw complete administratie kwijtraakt als je bijvoorbeeld je computer crasht.
Tip 4: Houd je uren bij
Of je nou in je eentje een franchise uitbaat of dat je verschillende medewerkers in dienst hebt, urenregistratie is heel belangrijk. Maak categorieën aan voor verschillende vormen van werk die voor jouw bedrijf van toepassing zijn en houd bij hoeveel uur jij (of je personeel) eraan kwijt bent.
Zo kun je makkelijk terugzien, welke werkzaamheden het meeste (of minste) tijd in beslag nemen. Dat maakt het voor jou eenvoudiger om bepaalde keuzes te maken, bijvoorbeeld in welke werkzaamheden je meer of minder tijd en/of geld wilt investeren.
Tip 5: Probeer waar mogelijk te automatiseren
Om minder tijd kwijt te zijn aan je administratie, is het de moeite waard om het een en ander te automatiseren. Er bestaat bijvoorbeeld software waarmee je inkoop- en verkoopfacturen direct toegevoegd en verwerkt worden in je administratie.
Ook boekhoudkoppelingen helpen met tijd besparen. Je hoeft je bankmutaties niet meer handmatig over te zetten in je boekhoudsysteem, dat gaat automatisch. Kun jij de tijd die je overhoudt, mooi in andere dingen steken. Zoals je klanten.
Exact helpt om je boekhouding eenvoudig zelf te doen.