Hoewel we steeds meer het digitale tijdperk in glijden waarin hoofdzakelijk met elektronische documenten gewerkt wordt, wordt er op kantoren nog steeds wat af gekopieerd en geprint. Bedrijven en organisaties zijn de grootste afnemers van benodigdheden hiervoor, en zijn er dus aardig wat geld aan kwijt. Dat betekent dat hier zeker ook kansen liggen om te besparen voor partijen die het nodig achten om eens kritisch naar de uitgaven te kijken. Maar hoe kun je dan wel precies besparen op afdrukken en kopiëren op kantoor? We geven vier tips.
Goedkopere cartridges en toners kopen
De grootste kostenpost van allemaal is waarschijnlijk de inkt of toner die verbruikt wordt om te printen of kopiëren. Deze gaat er immers vlot doorheen en is zeer prijzig in de aanschaf. Het is immers een verdienmodel voor producenten van printers en kopieerapparaten. Dat wil niet zeggen dat het niet goedkoper kan. Je kunt besparen op inkt en toner door naar Goedkoopprinten.nl te gaan. Daar vind je je gewenste goedkope cartridges en toners. Dat kunnen lager geprijsde officiële cartridges en toners zijn, maar ook werkende huismerkexemplaren. Ondanks de waarschuwingen van je fabrikant van je apparaat, kun je deze gewoon gebruiken.
Zuiniger lettertype gebruiken
Als je vooral veel tekstdocumenten print die je zelf gemaakt hebt of waarvan je de opmaak kunt aanpassen, dan kun je inkt of toner besparen door een zuinig lettertype te gebruiken. Er bestaan immers lettertypes die je gratis kunt downloaden en die ontwerpen zijn om minder inkt te verbruiken. Vergeet dus gangbare lettertype zoals Arial, Calibri of Times New Roman en kies voor een zogenaamd ‘eco-lettertype’. Een goed voorbeeld van zo’n lettertype is Ecofont Vera Sans, dat in elke letter gaatjes bevat die nauwelijks waar te nemen zijn. Een andere optie is Ryman Eco, waarbij elke letter is opgebouwd uit enkele fijne lijnen met een witruimte ertussen zodat er minder inkt wordt geprint.
Dubbelzijdig afdrukken
We zijn vaak erg geneigd om enkelzijdig af te drukken of te kopiëren. In veel gevallen is dat ook een standaard instelling voor het apparaat dat we gebruiken. Natuurlijk ziet het er extra netjes uit wanneer je enkelzijdige afdrukjes hebt, maar je verspilt er wel een hoop papier mee. En ook dat kost geld. Minder dan inkt of toner, maar toch. Ga daarom volledig over op dubbelzijdig afdrukken. Dat kan je wel 30-40 procent schelen aan papier. Sommige afdrukjes zijn nu eenmaal maar één pagina.
Printer of kopieerapparaat in slaapstand
Een ander verbruik waar je mogelijk op kunt besparen, is stroom. Printers en kopieerapparaten verbruiken immers ook stroom, zeker op kantoren waar ze de hele dag aan staan en gebruikt worden. Maar als je printer constant aan blijft staan, verbruikt hij ook extra veel stroom. Dit terwijl dit niet altijd noodzakelijk is. Zoek in de handleiding van het apparaat op hoe je het in de slaapstand kunt zetten. Dit kan automatisch na een aantal minuten na de laatste printopdracht zijn. Als je weer gaat printen, springt het apparaat weer automatisch aan.
De beste manier om te besparen op printen of kopiëren, is natuurlijk om het niet te doen. Zoals we al in de inleiding schreven, bewegen we al toch steeds meer richting het gebruik van digitale documenten in plaats van fysieke exemplaren. Dat is een beweging om in mee te gaan, als het even kan. Zeker in de wetenschap dat de wereld om je heen dat ook aan het doen is en er dus begrip voor zal zijn. Het went op den duur om met digitale documenten te werken en het gaat je een hoop geld schelen aan inkt of toner, papier en zelfs stroom. En uiteraard zijn er hiernaast nog een hoop andere zaken waar je óók geld mee kunt besparen.