Veel franchisenemers hebben ermee te maken: het opstellen van werkroosters. Of het nu gaat om de shifts in de keuken, de wisselende diensten tijdens koopavond, of het op de juiste wijze inplannen tijdens de piekuren: het kan best ingewikkeld zijn. Wil je in 2024 vliegend van start gaan? Gebruik dan de volgende tips om zonder gedoe de juiste roosters op te stellen.
1. Het gaat om je werknemers
Wanneer je in Excel of een roosterprogramma druk bezig bent met het maken van de planning, is de kans groot dat je een ding vergeet: het succes zit niet in wat er op papier staat, maar in de betrokkenheid van je werknemers. Houd daarom regelmatig contact met je werknemers, zodat je een beeld hebt van hun voorkeuren en hun beschikbaarheid. Is je onderneming te groot om contact te hebben met alle werknemers? Zorg er dan in ieder geval voor dat je regelmatig op de werkvloer bent en je gezicht laat zien. Ook is het raadzaam om op zoek te gaan naar diversiteit. Zeker bij ruime openingstijden kan het lastig zijn om bij het rooster maken tot een volledige bezetting te komen, maar dit kun je ondervangen door een juiste selectie te maken van werknemers. Want dan blijkt de een het liefst zo vroeg mogelijk te beginnen, terwijl een ander bij voorkeur late shifts draait. Dit werkt ook zo met feestdagen: waar de een heel graag vrij is met bijvoorbeeld Kerst, kan het best zijn dat een ander het geen enkel probleem vindt om dan te werken. Hoe meer diversiteit je hebt op de werkvloer, hoe makkelijker het roosteren zal worden.
2. Zorg voor een goede verdeling
Streef naar een evenwichtige verdeling van uren en taken om overbelasting van werknemers te voorkomen. Let op de vaardigheden en beschikbaarheid van elk personeelslid om de efficiëntie te maximaliseren. Een goed gebalanceerd rooster bevordert een gezonde werkomgeving en dat komt niet alleen je werknemers, maar ook je onderneming ten goede. Houd er daarbij ook rekening mee dat niet iedereen anders is. Er zijn werknemers die prima voor zichzelf op kunnen komen en het je ook zeker zullen laten weten wanneer ze het niet eens zijn met het rooster. Er zijn echter ook werknemers die dat minder goed kunnen. Als franchisenemer is het natuurlijk heel gemakkelijk, wanneer je zonder gezeur kunt inroosteren. Toch is het de moeite waard om meer moeite te steken in goed werkgeverschap. Ga dus af en toe met een werknemer in gesprek over zaken zoals roosters, werkdruk en werktijden. Zijn er zaken waar hij of zij tegenaan loopt, die misschien heel simpel op te lossen zijn? Een goede verdeling draagt bij aan de tevredenheid van je werknemers.
3. Gebruik de juiste software
Natuurlijk kun je een planning uitwerken op papier, maar bij deze werkwijze mis je het grote gemak van het plannen met handige software. Kijk bijvoorbeeld eens naar de slimme software van Werktijden.nl, waarbij je je medewerkers kunt betrekken bij het opstellen van de roosters. Zij kunnen namelijk zelf hun beschikbaarheid per week opgeven, waardoor je al snel een duidelijk beeld krijgt van de mogelijkheden en de knelpunten. Ook handig: in dit systeem kunnen medewerkers ook hun vrije dagen aanvragen. Verder is het een pluspunt dat diensten onderling geruild kunnen worden. Voor zo’n ruil hoeft de manager vervolgens alleen nog even akkoord te geven. Dergelijke software heeft dus veel voordelen. Ten eerste levert het veel tijdswinst op. Op basis van de opgegeven beschikbaarheid kan de slimme software in een handomdraai het ideale rooster opstellen. En past het iemand toch niet? Dan kan hij of zij via hetzelfde systeem op zoek gaan naar iemand om een dienst mee te ruilen. Het biedt de werknemers dus ook meer ruimte om zaken zelf te regelen. Ten slotte is de kans op het maken van fouten ook veel kleiner. Stel je voor dat je de beschikbaarheid van je medewerkers moet ophalen via e-mail, of via losse briefjes. Voor je het weet ben je het overzicht kwijt. Door al deze zaken binnen hetzelfde systeem te verzamelen, zijn ze dus veel gemakkelijker en sneller te regelen.
4. Flexibiliteit is het sleutelwoord
Als we kijken naar 2024 en verder, kunnen we concluderen dat flexibiliteit het sleutelwoord is. Tools die het mogelijk maken om direct aanpassingen te maken, zorgen ervoor dat je als franchisenemer steeds sneller kunt reageren op veranderingen in de werkomgeving. Daarbij maakt het niet uit of het om een last-minute aanpassingen gaat, om een onverwacht piekmoment, of om het oplossen van een ander lastig moment. Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat je een optimale inzet van personeel kunt creëren, terwijl je tegelijkertijd ruimte biedt aan je werknemers om meer eigen invloed te hebben op de planning. Ben je bang dat flexibiliteit te veel tijd en moeite kost? Dat hoef je dus niet te zijn, wanneer je gebruikmaakt van de tools die er tegenwoordig op planningsgebied beschikbaar zijn. Daarmee hoeft flexibiliteit namelijk niet moeilijk te zijn. Kijken we nog verder naar de toekomst, dan is de verwachting dat ook op het gebied van planning AI een steeds grotere rol gaat spelen. Stel je voor dat de software op basis van eerdere roosters leert om het ideale volgende rooster op te stellen. Voor je het weet kun je de planning volledig aan de software overlaten en kun je de tijd die je daarvoor gebruikte in andere, belangrijker zaken steken. Begin 2024 dus goed en ga aan de slag met planningssoftware!